gmail guide: postfilter och stjärnsystem

Dagens Geek skolelektion breddar vår diskussion av etiketter i Gmail att inkludera filter och sedan gå vidare till att spåra viktiga e-postmeddelanden med stjärnor.

Etiketter är stora men de kan användas mycket mer effektivt genom att införliva filter, så meddelanden som anländer uppfyller vissa kriterier har automatiskt en etikett eller etiketter tillämpas. Detta bidrar i hög grad med organisation och kan kraftigt minska inkorgen kaos.

Att skapa ett nytt filter, kommer vi anger sökalternativ i rutan “Sök” och skapa ett filter från sökningen. För att göra detta, klicka på nedåtpilen i rutan “Sök”.

Ange dina sökkriterier i rutan sökalternativ. Du kan välja att söka efter meddelanden från en viss person eller en hel domän (@ example.com), med vissa ord i ämnet, liksom andra villkor.

Att skapa ett filter baserat på sökningen genom att klicka på “Skapa filter med sökningen” länken.

Filter visas alternativen. Markera kryssrutorna som anger vad du vill göra med meddelanden som matchar sökkriterierna.

Till exempel har vi valt att alltid markera meddelanden som kommer in från den angivna e-postadressen med “HTG skolan” etikett och att alltid markera de meddelanden som “viktiga”. Vi bestämde också att tillämpa filter på alla befintliga e-post från denna person.

OBS: Om du vill ha dina etiketter fungerar som mappar, kan du välja “Hoppa över inkorgen (Arkivera det)” för att automatiskt flytta e-post till etiketter när de anländer. Detta håller din e-post mer organiserad, om du kan riskera att missa ett viktigt budskap eftersom det inte visas automatiskt i inkorgen.

När du har angett dina filterkriterier, klicka på “Skapa filter”.

OBS: När du väljer att vidarebefordra ett meddelande som en åtgärd i ett filter, kommer endast nya meddelanden påverkas. Alla befintliga meddelanden som filtret tillämpas kommer inte att vidarebefordras.

Ett meddelande visas som säger att ditt filter skapades. Observera att skärmbilden är alla meddelanden från den personen märkt med “HTG School” etikett.

Meddelandena har också markerats som viktigt automatiskt (tagg ikoner till vänster om avsändare fylls i med gult).

Du kan också skapa ett filter i “Inställningar”.

Gå till “Inställningar” som tidigare beskrivits och klicka på länken “Filter” på toppen.

Klicka på “Skapa ett nytt filter” länken.

Ange din sökning och filterkriterier på samma sätt som anges i den tidigare metoden och klicka på “Skapa filter” i dialogrutan filteralternativ.

I stället för att hamna tillbaka i inkorgen, kommer du tillbaka till “Filter” skärm och ditt nya filter är noterat. Du kan redigera, ta bort eller välja den som ska exporteras (export filter kommer att diskuteras senare i denna lektion).

Klicka på “Inkorgen” etikett för att återgå till din inkorg.

Du kan också skapa ett filter baserat på ett befintligt meddelande. För att göra detta, markera ett meddelande i meddelandelistan eller i en etikett.

Klicka på “Mer” action-knappen och välj “Filtrera meddelanden som dessa” från rullgardinsmenyn.

Lägg märke till att “Från” på “Filter” dialog fylls i automatiskt. Ange andra filterkriterier du vill ha och klicka på “Skapa filter med denna sökning.”

Ange dina filterkriterier genom att välja filteralternativ i nästa dialog som beskrivits tidigare.

OBS: Du kan använda den här metoden för att ställa in filter för att automatiskt ta bort oönskad e-post som du tar emot dem.

Du kan använda ett filter för att hantera meddelanden från ett antal olika e-postadresser. Till exempel kan vi ange att märka meddelanden från flera personer med “HTG School” etikett. För att göra detta, öppna dialogrutan sökalternativ hjälp av nedåtpilen i rutan “Sök”.

Lägg varje e-postadress i fältet “Från”, separerade med ordet “ELLER” och klicka på “Skapa filter med denna sökning.”

Om du vill använda samma etikett för meddelanden från någon av dessa e-postadresser, välj “Tillämpa etiketten” kryssrutan och välj önskad etikett från popup-listan. Tillämpa några andra åtgärder för filtret och klicka på “Skapa filter”.

OBS: Kom ihåg att välja “Använd även filter för att matcha konversationer” kryssrutan om du vill använda det här filtret på meddelanden som du redan har fått från dessa två e-postadresser.

Nu när du har lärt dig hur du ställer in filter, har du förmodligen skapat några mycket användbara filter som du kanske vill använda i andra Gmail-konton. Du kan exportera filter från ett konto och importera dem till en annan.

Om du vill exportera ett filter, första åtkomst till “Filter” skärm på “Inställningar” (med “Inställningar” kugghjulsknappen). Välj sedan det filter du vill exportera i listan och klicka på “Export”.

OBS! Du kan välja flera filter för att exportera på en gång.

På “Spara som” i dialogrutan, navigera där du vill spara filtret. Filtret sparas som en XML-fil med ett standardnamn som du kan ändra om du vill, bara vara säker på att lämna förlängnings as.xml och klicka på “Spara”.

Nu har du en fil kan du säkerhetskopiera, överföra till en annan dator, dela med en vän, eller import till ett annat Gmail-konto.

Om du vill importera ett filter i ditt Gmail-konto, tillgång till “Filter” på “Inställningar”, och klicka på länken “Import filter”.

Under “Import Filter”, klicka på “Välj fil”.

OBS: Om du ändrar dig om att importera filtret, klicka på “Avbryt import” länken.

På “Öppna” i dialogrutan navigerar du till den plats där du sparade den exporterade filter. Markera filen och klicka på “Öppna”.

filnamnet visas bredvid knappen “Välj fil”. Klicka på “Öppna fil” för att öppna filen och importera filter i det.

Ett meddelande visas i rutan “Sök”, medan filter filen öppnas. Detta kan ta en stund, beroende på hur många filter i filen.

Alla filter i den valda filen är listade under “Import Filter.” Välj de filter som du vill importera. Om du vill använda de importerade filter till befintliga e-postmeddelanden (precis som du skulle när du skapar ett nytt filter), välj “Tillämpa nya filter till befintlig post” kryssrutan och klicka på “Skapa filter”.

En dialogruta visas som visar utvecklingen av processfilter skapande. Du kan avbryta skapandet av filter genom att klicka på “Stop”.

När filtren har skapats, visar de i listan på “Filter” skärm.

Gmails stjärnsystem låter dig markera dina viktigaste e-post så att du enkelt kan hitta dem senare. Som standard är stjärnmärkta meddelanden märkta med en gul stjärna, men du kan lägga till andra färger och typer av stjärnor.

Stjärnor visas till vänster om avsändarens namn i inkorgen.

För att lägga till en stjärna på ett meddelande i inkorgen, klicka på stjärnikonen bredvid avsändarens namn, som på bilden ovan.

Du kan också lägga till en stjärna på ett meddelande när den är öppen. För att göra detta, klicka på stjärnikonen i det övre högra hörnet av meddelandet till höger om dagen. I samtal, kommer det att vara till höger om det första meddelandet högst upp i konversationen.

För att lägga till en stjärna till ett meddelande som du skriver, klickar du på “Fler alternativ” pilen i det nedre högra hörnet av “Skriv” fönster.

Flytta musen över “Label” och välj sedan “Lägg till stjärna” från undermenyn.

I din “Skickade mail” etikett, meddelandet du skickade medverkade.

Gmail kan du använda flera färger och typer av “stjärnor” för att skilja meddelanden från varandra.

Den här funktionen är användbar om du vill markera flera meddelanden med varierande betydelse. Till exempel kan du använda en lila stjärna för meddelanden som du vill läsa igen och ett rött utropstecken för meddelanden som du behöver för att följa upp.

Klicka på knappen “Inställningar” och välj “Inställningar” från rullgardinsmenyn. På fliken “Allmänt”, rulla ned till avsnittet “stjärnorna”. Dra ikoner från “Ej i bruk” för att den “Vid användning” för att lägga till olika typer av stjärnor. Om du har mer än en typ av stjärna i bruk, klicka på stjärnan bredvid ett e- postmeddelande kretsar genom alla stjärnorna i bruk. Om du stjärnmärka ett meddelande när det är öppet, är bara den första stjärnan typ tillämpas.

För att se alla dina stjärnmärkta meddelanden, klicka på “Stjärnmärkt” label på vänster sida av huvud Gmail-fönstret. Du kan också söka efter stjärnmärkta meddelanden genom att skriva “är: stjärnmärkt” i rutan “Sök”.

Om du har använt flera olika typer av stjärnor för att markera dina meddelanden, kan du söka efter en viss typ av stjärnan. För att göra detta, sök med “har” med stjärnans namn (t.ex. “har: röd-bang”).

Att ta reda på namnet på en viss stjärna öppnar fliken “Allmänt” på “Inställningar” och håller musen över den önskade stjärntypen. Namnet på stjärnan visas i en popup.

Det finns också en lista över stjärnnamn i Avancerad sökning hjälpavsnittet i Gmails hjälp.

Om du organiserar din inkorg med hjälp av konfigurerbara flikar som nämnts tidigare i denna lektion, är meddelanden från andra flikar som är markerade med en stjärna även i “Primär” -fliken. Om du inte vill se stjärnmärkta meddelanden från de andra flikarna på “Primär” fliken kan du stänga.

Klicka på “+” ikonen till höger om flikarna.

På “Välj flikarna för att göra det möjligt för” dialogrutan avmarkera “Inkludera medverkat i Primär” kryssrutan och klicka på “Spara”.

Vi är här nu i slutet av lektionen 4 men redan du är på god väg att bli en Gmail proffs! På bara fyra korta dagar, du nu vet så mycket som du behöver veta för att verkligen göra din inkorg glans, och meddelanden kommer nu automatiskt hitta sin väg till de utsedda etiketter utan att fylla upp inkorgen.

I nästa lektion ska vi prata om signaturer och hur man håller din profil säker och data säkerhetskopieras.

Nästa sida: Bilagor, signaturer och säkerhet

Det skulle vara intressant om du kunde ge artiklar om andra e-postservrar också. Zoho Mail, till exempel. Vi är inte alla Google centrerad.

Jag tycker att de är plocka en produkt i veckan och titta på den på djupet, och att det är en produkt som har en bred användarbas.

Förra veckan var det Excel, till exempel. Jag kan inte komma på en enda (dator med) person som inte kan använda ett kalkylblad någonstans i deras liv, även om det är något enkelt som att spåra deras DVD-samling eller organisera sina kostnader. Gmail kan inte vara allas e-postklient, men det är verkligen enormt populär, och jag gillar att se denna typ av täckning.

Kål, blomkål, brysselkål, och broccoli var alla skapade genom mänsklig odling och alla härstammar direkt från vilda grönkål.